Я видел много странных созвонов. Кандидаты подключались из машины, из кафе, один раз человек проходил техническое интервью из примерочной, потому что "так совпало". Но вчерашний созвон занял отдельную полку в моем внутреннем музее корпоративного абсурда.
Позиция была нормальная: backend, middle плюс, удаленка. Кандидат по резюме крепкий. Созваниваемся, камера включена, человек сидит за столом, все прилично. Я уже приготовился к обычному танцу: опыт, ожидания, стек, деньги, когда готовы выйти. И тут из за кадра голос: "Скажи что ты ответственный".
Пауза. Кандидат краснеет. Я делаю вид что ничего не слышал, потому что рекрутерская этика иногда похожа на работу сапера. Он отвечает на вопрос. Через минуту тот же голос: "И про английский скажи, ты же учил".
мама как stakeholder
Оказалось, рядом сидела мама. Не на камере, но полностью в процессе. Парню двадцать четыре. Вроде взрослый. Но мама переживала, потому что это была его первая большая IT-вакансия после маленькой аутсорс-конторы. Она решила поддержать. Поддержка была в формате живого суфлера.
Я мог бы, конечно, свернуть разговор. Но кандидат сам в какой то момент выдохнул и сказал: "Мам, пожалуйста". И это было настолько человечески, что вся моя корпоративная броня чуть не отвалилась.
Мы договорились так: мама пьет чай на кухне, мы продолжаем. Он выключил микрофон, что то сказал за кадр, вернулся и стал говорить нормально. Без подсказок. И знаете, оказался вполне адекватным. Не звездой, не гением, а живым разработчиком, который волнуется и умеет признавать неловкость.
самое смешное было после
В конце я спросил, есть ли вопросы. Он сказал: "Да, можно ли у вас перерасти в senior?" И тут издалека донеслось: "Спроси про ДМС". Мы оба не выдержали и засмеялись.
Я отправил его дальше на техинтервью. В комментарии написал сухо: "Мотивация высокая, коммуникация нормальная, в стрессовой ситуации не развалился". Про маму не стал. Не все метрики надо тащить в ATS )))
Щас подумал: мы все иногда приходим на важные разговоры не одни. У кого то мама за кадром, у кого то страх, у кого то прошлый неудачный опыт. Главное - суметь в какой то момент сказать: спасибо, я дальше сам.
я работаю бизнес-ассистентом уже несколько лет и у меня для вас новости: созвон - это иногда отдельный эпизод реалити-шоу (и я себя тоже включаю в его участников). у меня накопилось достаточно историй чтобы написать методичку как не надо делать. поехали!!
пьяный звонок из америки в 3 часа ночи по питерскому времени
один из моих клиентов периодически ездит в командировки. это нормально, мы привыкли работать асинхронно, разница во времени нас не пугает. но один раз что-то пошло не так
у нас стоял созвон на среду в 9:00 по питерскому. клиент был в нью-йорке - я заранее написала ему что по его времени это будет 2 ночи, но он сказал, что это удобно, так как ложится поздно и все в порядке, не будем двигать
в 9:00 он зашел в звонок. проблема была в том, что к тому моменту он уже кучу часов не работал. он был на каком-то мероприятии, потом в баре, потом наверное в клубе (не будем уточнять детали, что происходит в клубах), а после видимо вспомнил о созвоне и решил что раз обещал, то надо прийти (ответственность, уважаю)
первые секунды я не понимала что происходит. фон был темный и шумный, клиент улыбался как человек которому сейчас очень хорошо, и начал разговор с фразы, что он тут немного того - чтобы вы понимали, он был явно немного того, потому что буквально не мог связать и двух слов. немного того - это мягко сказано
деликатно не стала уточнять помнит ли он вообще что мы созванивались, а в следующие разы мы делали вид, что этого звонка не было вовсе…
2. мама принесла еду
у меня есть клиент который работает из дома (большинство людей с которыми я работаю сидят удаленно). но у этого клиента дома живет его мама
и мама не в курсе (видимо) что такое рабочий созвон. мы проводили встречу втроем - клиент, я и еще один подрядчик. обсуждали что-то важное, все шло нормально. и вот в самый серьезный момент (когда подрядчик объяснял про бюджет и все молчали и смотрели в экран) в кадре появилась рука с тарелкой
потом в кадр вошла мама. поставила тарелку рядом с ноутбуком и начала подносить руку к голове (видимо, погладить, я не знаю хаха) - тогда камера резко выключилась. пауза была секунд десять
подрядчик сказал после: "так вот, возвращаясь к бюджету" и… мы все сделали вид что ничего не было
3. уснул прямо на созвоне…. о как
эта история случилась на групповом созвоне. нас было человек шесть, обсуждали что-то долгое и не самое захватывающее. один из участников (назову его просто тем парнем с котом) включился в начале, сказал пару слов и потом замолчал
сначала мы думали что он просто слушает. но потом, задав пару вопросов и не получив ответа, решили, что он либо отошел, либо уснул (в итоге он спал)
камера была выключена, микрофон выключен. а потом по его клавиатуре, видимо, прошелся кот - и мы увидели спящего чувака и котика британца на переднем плане
простите, я просто глаза закрыл на секунду - что-то такое мы получили в общем чате, но благо созвон был командный, а не с клиентом (but still…)
4. тех факапы
я работаю давно и помню времена когда все созванивались в зуме и гугл мите. это было время великих испытаний - в какой-то момент они начали работать через раз, потом через впн, потом впн тоже начал лагать, и каждый созвон превращался в маленький квест, запустится ли сегодня колл
самый классическая ошибка - демонстрация не того экрана. ты готовишься, открываешь презентацию, начинаешь демонстрацию и в момент когда идет обсуждение, а ты уже чутка устал, забываешь и начинаешь скроллить другие экраны. я так однажды начала прямо на звонке проверять термины о которых говорили в моменте (всегда их путаю)… сгорела от стыда
у одного из моих клиентов была история лучше. он готовился к важной презентации для инвесторов, открыл шэринг и показал браузер с открытыми вкладками. среди них была одна с заголовком который не предназначался для глаз инвесторов (подробности опущу, но было неловко всем)
в какой-то момент я поняла что зум и гугл мит это лотерея которая в российских реалиях все чаще выпадает не в мою пользу. то впн не работает, то сервис лагает, то клиент не может зайти потому что у него что-то заблокировано, то я не могу зайти по той же причине
и мы перешли на телемост, хотя я и долго сопротивлялась. плюс вайб? никогда не думала, что буду созваниваться в российских сервисах каких-то. но когда постоянно все лагает, ты уже сдаешься в какой-то момент, как мне кажется. после кучи зависаний и проблем со звуком я чувствовала себя как человек который впервые вышел из дома и удивляется всему (а так можно было?). гляньте на мою сгенерированную аву кстати!! с чего это и зачем неясно конечно:
5. мои факапы!!!
было бы нечестно рассказывать только про клиентов и делать вид что я всегда идеальный участник звонка (я не всегда идеальный участник звонка)
у меня пять клиентов. иногда их расписания пересекаются. однажды была ситуация, когда два клиента написали мне: "ты же помнишь про созвон через пять минут" (календарь, кстати, завела после этого)
я приняла оба (это была плохая идея, я понимала это уже в процессе). сидела с телефоном и ноутбуком, в наушниках один звонок, в колонке приглушенно второй, и пыталась отвечать по очереди делая вид что просто думаю секунду
это длилось минут пятнадцать. потом один из клиентов спросил слышу ли я его, а я ответила фразой которая предназначалась второму клиенту
ну и конечно истории с микрофонами!!! в середине одного созвона мне написала подруга что-то смешное - я читала с телефона и тихо хихикнула, думала что микрофон выключен, а микрофон не был выключен (конечно же…). теперь проверяю настройки три раза в минуту как контрол фрик
а у вас были факапы на созвонах? расскажите, как вы вообще относитесь к этому всему - когда созваниваетесь, переживаете ли?
Когда команда раскидана по городам и часовым поясам, главным становится не офис, а то, что держит всех вместе.
Команда из разных городов и часовых поясов держится вместе через одно рабочее пространство.
Удалённая работа давно перестала быть экзотикой. Команды собираются из людей в разных городах и странах, кто-то работает из дома, кто-то из коворкинга на другом конце света, а часовые пояса у коллег порой не совпадают на полдня. Это даёт свободу, но забирает то, что в офисе работало само собой: общий контекст, возможность подойти и спросить, ощущение, что вы все в одной лодке.
Когда нет общего пространства, его роль берёт на себя инструмент для общения, и от того, насколько он удобен, зависит, держится команда вместе или расползается по разрозненным чатам. Разберём спокойно, что ломается в распределённой работе, что нужно удалённой команде от мессенджера и как это устроено в Gem Space. Всё, что касается самого сервиса, ниже берём с его официального сайта, без догадок.
Что ломается, когда команда распределена
Главная беда удалёнки это рассыпанное общение. Часть обсуждений в одном чате, часть в почте, что-то в личке, файлы в облаке, звонки в отдельном сервисе. В офисе всё это склеивалось живым присутствием, а на удалёнке информация растекается, и собрать её воедино спустя время почти нереально. Решение, принятое в переписке во вторник, к пятнице уже не найти.
Дальше вылезает проблема доступности. Коллега в другом часовом поясе спит, когда у вас разгар дня, и без понятной структуры общения легко либо дёргать людей не вовремя, либо терять важное в общем потоке. Новичку на удалёнке вдвойне тяжело: нет соседа по столу, у которого можно тихо спросить, а весь контекст приходится собирать по крупицам из разных мест. Добавьте сюда файлы, раскиданные по сервисам, размытую границу между работой и домом, когда рабочие чаты лезут в личное время, и вопрос безопасности, ведь через удалённое общение проходят и клиентские данные. По отдельности всё это терпимо, но вместе складывается в ощущение, что команда не работает как единое целое, а каждый гребёт сам по себе.
Почему на удалёнке беспорядок обходится дороже
В офисе многие огрехи организации сглаживались сами собой. Не нашёл нужное в переписке, развернулся к коллеге и спросил. Пропустил договорённость, услышал её краем уха у соседнего стола. На удалёнке этой подстраховки нет, и любая дыра в общении сразу превращается в реальную проблему: человек делает не то, дублирует чужую работу или часами ждёт ответа, который в офисе получил бы за минуту.
Поэтому распределённой команде порядок в общении нужен не для красоты, а буквально для того, чтобы работа не вставала. Чем понятнее, где что обсуждается и где лежит важное, тем меньше времени уходит на поиск, переспрашивание и разгребание недопонимания. По сути, инструмент и привычки общения на удалёнке берут на себя ту роль, которую в офисе играли стены и соседние столы.
Что нужно удалённой команде от мессенджера
Прежде чем выбирать инструмент, полезно понять, чего от него ждать. Список выходит вполне конкретный. Нужна структура, чтобы общение по разным проектам и клиентам не сваливалось в одну кучу. Нужно общее пространство, где команда видит важное и держит контекст. Пригодятся звонки с демонстрацией экрана, ведь обсудить задачу голосом порой быстрее, чем расписывать текстом. Важен обмен файлами без оглядки на размер, чтобы рабочие материалы не упирались в лимиты. Нужна возможность безопасно подключать внешних людей, подрядчиков и клиентов. Важна защита данных, работа на любом устройстве и, если команда международная, перевод. Чем больше из этого закрывает один инструмент, тем меньше команда расползается по сервисам. И отдельно ценно, когда всё это работает в одном приложении, а не собирается из десятка отдельных подписок.
Мессенджер для удалённой команды в Gem Space
По описанию официального сайта, тут многое собрано именно под распределённую работу. Если вам нужен мессенджер для удалённой команды Gem Space, начнём со структуры. Сайт описывает каналы, которые удобно называть и раскладывать по проектам, клиентам и партнёрам, отделяя внутренние команды от внешних. А пространства Spaces, по его словам, позволяют создавать отдельные зоны под команды, проекты и клиентов, настраивая приватность для каждого группового чата и организуя безопасное хранение данных. То есть у распределённой команды появляется порядок вместо свалки чатов.
Общий контекст держит командная лента. По описанию сайта, в неё можно публиковать объявления, сообщения, файлы, фото и видео, а конфиденциальное держать в отдельных закрытых группах, так что новичок и вся команда видят важное в одном месте. Со связью тоже порядок: сайт заявляет бесплатные аудио и видеозвонки до 200 участников без ограничений по времени, с демонстрацией экрана и работой в реальном времени, а записи созвонов, по его словам, сохраняются не во внешнем хранилище, а в самом мессенджере и появляются прямо в чате. Для удалёнки это ценно вдвойне: пропустивший встречу из-за часового пояса просто открывает запись.
Каналы по проектам и командная лента держат общение и контекст в одном месте
Работа с файлами и внешними людьми тоже учтена. По описанию сайта, обмен файлами доступен файлами любого размера, так что тяжёлые материалы уходят прямо в переписку. С подрядчиками можно общаться через гостевые аудио и видеозвонки по одноразовой ссылке, не выдавая им лишнего доступа к внутренним чатам. Безопасность вынесена отдельно: по описанию сайта, переписки, каналы и пространства защищены сквозным шифрованием, а доступ к сообщениям есть только у собеседников. Международной команде помогает встроенный @TranslateBot с переводом на 17 языков, а работает всё это на разных устройствах, от iOS и Android до Windows и Mac. И всё это часть супераппа, у которого, по данным сайта, больше 50 миллионов скачиваний более чем в 194 странах. А для крупных международных компаний у разработчиков есть отдельное решение, Gem Team, с упором на суверенитет данных.
Сценарии: какой бывает удалёнка
Распределённой команде из разных городов важнее всего общий порядок: каналы по проектам, лента с важным и звонки, чтобы быстро всё обсудить голосом. Когда у каждого проекта своя зона, а контекст лежит в одном месте, разница в локациях перестаёт мешать.
Агентству или студии, которые работают с удалёнными подрядчиками, пригодятся гостевые подключения и раскладка по проектам: внутренняя кухня отделена от внешних людей, а подрядчик видит только то, что ему положено. Международной команде, где сотрудники говорят на разных языках, выручает перевод прямо в переписке, чтобы общение не упиралось в язык. А при найме нового удалённого сотрудника командная лента и структура каналов помогают ему быстро войти в курс дела, не дёргая коллег по мелочам и не собирая контекст по крупицам.
Пара привычек для здоровой удалёнки
Инструмент задаёт рамку, но культура общения зависит и от самой команды. Несколько простых привычек экономят всем нервы. Договоритесь, что в каком канале обсуждается, чтобы не искать переписку по всем углам и не плодить дубли. Уважайте часовые пояса: то, что не горит, лучше писать в общий канал, а не дёргать человека лично среди его ночи, и не ждать мгновенного ответа от того, у кого сейчас глубокий вечер.
Держите важное в ленте и закреплённых местах, а не в потоке личных сообщений, откуда оно быстро вымывается. И берегите границу между работой и домом: на удалёнке она размывается легче всего, поэтому полезно прямо договариваться о рабочих часах и не требовать реакции в любое время суток. Тогда инструмент работает на команду, а не превращает жизнь в нескончаемый рабочий чат.
И отдельно про адаптацию новичков. На удалёнке стоит с самого начала показать человеку, где что лежит: какие есть каналы, где искать важное, к кому идти с вопросами. Полчаса на понятный онбординг экономят новичку недели мучительного сбора контекста по крупицам, а команде нервы на повторяющиеся вопросы.
Как перенести команду за несколько шагов
Установите Gem Space на рабочие устройства или откройте веб-версию и войдите по номеру телефона.
Создайте пространства Spaces под команды, проекты и клиентов и настройте приватность для каждой зоны.
Заведите каналы по проектам и клиентам, отделяя внутренние обсуждения от внешних исполнителей.
Используйте командную ленту для объявлений и важного, чтобы вся команда и новички видели контекст.
Проводите созвоны с демонстрацией экрана прямо в мессенджере, подключайте подрядчиков гостями и оставляйте записи в чате.
Частые вопросы
Как не растерять общение в распределённой команде?
По описанию сайта, общение можно разложить по каналам для проектов и клиентов и по пространствам Spaces, а важное держать в командной ленте, чтобы контекст был в одном месте.
Можно ли проводить созвоны и сохранять записи?
Да. По описанию сайта, доступны звонки до 200 участников без лимита по времени с демонстрацией экрана, а записи сохраняются прямо в мессенджере и появляются в чате.
Как безопасно подключать подрядчиков?
По описанию сайта, для внешних людей есть гостевые аудио и видеозвонки по одноразовой ссылке, без выдачи лишнего доступа к внутренним чатам.
Подойдёт ли это международной команде?
По описанию сайта, встроенный @TranslateBot переводит переписку на 17 языков прямо в приложении.
На каких устройствах работает?
По данным сайта, приложение работает на iOS, Android, Windows и Mac, так что подключиться можно с любого устройства.
Поможет ли это новичку быстрее влиться?
По описанию сайта, командная лента и структура каналов держат важное и контекст в одном месте, что помогает новому сотруднику войти в курс дела.
Если коротко
Удалённая команда держится не на офисе, а на том, что собирает всех вместе, и роль этого общего пространства играет инструмент для общения. Когда общение разложено по каналам и пространствам, важное лежит в ленте, созвоны и файлы под рукой, а подрядчики подключаются безопасно, распределённая команда работает как единое целое, а не как набор одиночек. Gem Space, судя по его официальному сайту, собирает это в одном приложении и бесплатно: каналы по проектам, Spaces, командная лента, звонки с записью в мессенджере, обмен файлами любого размера, гостевые подключения и перевод на 17 языков. А для крупных компаний есть Gem Team. Когда инструмент держит команду вместе, расстояние между людьми перестаёт мешать работе. И география становится просто строчкой в профиле.
Попробовать Gem Space для удалённой команды можно на официальном сайте проекта: https://gemspace.com/ru
Создайте пространство Spaces под команду или проект, заведите каналы для задач, добавьте рабочий чат и проверьте, как удобно держать переписку, файлы, созвоны и важные объявления в одном месте.
