Должностная инструкция. Интересно кого?
Увидел тут на днях ДИ. Реальную. Из реальной конторы. Читаем и ахваем от количства букав. И кто такие дев-ти? :)
∙ Обеспечить своевременную подготовку, согласование и архивирование планов, протоколов встреч
∙ Обеспечить актуальность проектной документации
∙ Обеспечить достижение конечных результатов проекта в соответствии с утверждённым планом и требованиями заказчика
∙ Обеспечить выполнение проекта в установленные сроки, в рамках утверждённого бюджета и с соблюдением требований к качеству
∙ Отвечать за итоговую реализацию проекта согласно техническому заданию и договорным обязательствам
∙ Обеспечить достижение ключевых результатов проекта на всех этапах его реализации
∙ Выстраивать процессы управления проектом, обеспечивающие достижение целевых показателей по срокам, бюджету и качеству
∙ Обеспечить своевременное получение всех без исключения видов письменных посланий, направленных руководителю
∙ Выявлять дев-ти и отправить его обратно отправителю. Это дев-ти никогда не попадается на глаза руководителю. Коммуникатор записывает имена таких отправителей в журнал. Прикрепляет подходящее инструктивное письмо, касающееся дев-ти, к каждому возвращаемому посланию. Раз в месяц он подаёт руководителю отчёт с именами нарушителей и количеством допущенных ими нарушений. (Поскольку такие люди губят также и других штатных сотрудников.)
∙ Складывать каждый день в папку, помеченную соответствующим образом, инструктивные письма, этические приказы и любые статистики.
∙ Своевременно помещать послания, циркулирующие в организации, в папку, помеченную соответствующим образом. (Если работа ведётся с несколькими областями в организации или с несколькими отделениями, коммуникатор распределяет послания по папкам, заведённым на каждую такую область или такое отделение.)
∙ Помещать каждый день личные послания в папку, помеченную соответствующим образом.
∙ Убирать каждый день с линий руководителя все послания, на которые можно ответить простым письмом и отвечает на эти послания, вкладывает оригиналы таких посланий и напечатанные на них ответы в папку (помеченную соответствующим образом) на подпись руководителю.
∙ Своевременно подавать руководителю папки, указанные выше в пунктах, помещая их во входящую корзинку руководителя в начале рабочего дня (все остальные послания, поступающие после этого срока, коммуникатор оставляет у себя до следующего дня).
∙ Своевременно помещать папку с посланиями на подпись, указанную в предыдущем пункте, во входящую корзинку руководителя как можно ближе к концу рабочего дня, но так, чтобы хватило времени поставить на них подпись и отправить вечерней почтой.
∙ Своевременно помещать телеграммы/телефонные сообщения в центре стола руководителя.
∙ Своевременно приходить, чтобы взять ответы на телеграммы/телефонные сообщения, когда его позовут.
∙ Своевременно собирать для руководителя и помещать должным образом в его личный файл все инструктивные письма и директивы.
∙ Своевременно и качественно вести личные файлы руководителя, чтобы руководитель мог ими пользоваться.
∙ Своевременно собирать бумаги руководителя, его журналы и книги и помещать их в файлы.
∙ Не трогать те бумаги, над которыми руководитель работает в данный момент, но, если руководитель больше над ними не работает, спустя некоторое время раскладывать их по файлам.
∙ Следить за чистотой и порядком на столе руководителя и в его офисе.
∙ Следить за тем, чтобы был запас необходимых принадлежностей: бумаги, ручек, степлеров, скрепок и т.д.
∙ Не отнимать время руководителя на пустую болтовню, устные доклады или передачу слухов.
∙ Своевременно приносить срочную коммуникацию, адресованную руководителю, и относить срочную коммуникацию руководителя.
∙ Останавливать всех, кто явился лично к руководителю, и не пускать их, пока не выяснит, по какому вопросу они пришли, затем направлять их по правильным линиям (кроме случаев, когда поток людей - это именно то, чем занимается руководитель на своём посту; тогда выравнивать этот поток и контролировать его).
∙ Своевременно заниматься телефонными звонками и следить, чтобы их было как можно меньше. Составлять список тех, кто слишком часто звонит, как создателей дев-ти.
∙ Своевременно записывать имена штатных сотрудников, которые приходят к руководителю, не являясь частью его обычного потока, и докладывать о них руководителю раз в месяц в докладе о дев-ти.
∙ Своевременно записывать имена тех сотрудников, которые создают руководителю проблемы, но не исполняют отданные в качестве решения приказы, рекомендовать принятие этических мер в отношении них.
∙ Своевременно и качественно находить информацию, когда руководитель просит его об этом.
∙ Отслеживать неисправности линий и сообщает о них соответствующим людям, для того чтобы эти неисправности были устранены.
∙ Не отнимать время других штатных сотрудников или руководителей своими бесцельными визитами и не задерживаться у них дольше, чем это необходимо, чтобы максимально быстро решить вопрос, по поводу которого он пришёл.
∙ Останавливать движение на всех линиях, если руководитель с головой ушёл в выполнение какого-то проекта.
∙ Содержать свой собственный стол и свои материалы в порядке.
∙ Требовать предоставления других средств производства, перечисленных в пунктах, описанных выше, если его дифференциал предоставления средств производства и обслуживающего персонала является достаточно большим и имеет место перегруженность работой.
∙ Обеспечить контроль соблюдения организационной политики компании
∙ Обеспечить инспекцию документооборота компании
∙ Организовать опросы смежных подразделений для достижения целей компании
∙ Обеспечить разработку и внедрение чек-листов
∙ Обеспечить разработку и поддержание структуры компании, подразделений
∙ Обеспечить актуальность статистик компании
∙ Разработать и внедрить главные статистики компании, статистики по бизнес направлениям и проектам
∙ Своевременно и качественно формировать цели и конечные результаты компании
∙ Обеспечить организацию мероприятий, направленные на достижение целей компании;
∙ Своевременно и качественно выполнять задачи по поручению руководителей, направленные на улучшение качества работы компании;
∙ Своевременно и качественно выполнять иные служебные поручения руководителя;
∙ Организовать мероприятия, направленные на достижение целей компании;
∙ Обеспечить организацию календарного планирования встреч
∙ Обеспечить организацию присутствия руководителей на встречах
∙ Своевременно разбирать и распределять общую почту по подразделениям компании
∙ Обеспечить своевременное подписание документов у Генерального директора
∙ Своевременно и качественно осуществлять ведение журнала поручений: полностью заполнять, контролировать исполнение, доносить информацию до исполнителей
∙ Обеспечить ведение протоколов журналов поручений
∙ Своевременно и качественно составлять должностные инструкции, инструктивные письма и другие ЛНА в установленный срок
∙ Своевременно организовывать доступ на территорию офиса (заказывать пропуск)
∙ Встречать гостей, контролировать наличие порядка в переговорных, организовывать чай/кофе для руководителей и гостей
∙ Обеспечить оформление презентаций о компании, участках, проектах и вакансиях,
∙ Своевременно взаимодействовать с подразделениями компании и партнерами, сбор и анализ информации.
∙ Своевременно формировать функционально-должностные /коммуникационные справочники проектов/участков сотрудников офиса и участков/стройплощадок (в т.ч. должность, почта, телефон, режим работы, место работы, часовой пояс и др).
∙ Своевременно создавать для сотрудников служебных групп/чатов в приложении Telegram, WhatsApp по темам проекта, штаба.
∙ Своевременно обеспечить добавление новых сотрудников/участников в служебные группы/чаты Telegram, WhatsApp по тематике при найме/переводе персонала (в день назначения).
∙ Своевременно удалять из всех служебных групп/чатов приложений Telegram, WhatsApp уволенных/переведенных сотрудников (в день изменения)
∙ Своевременно организовывать штабы, совещания, онлайн конференции с участниками процесса. Календарное планирование встреч/штабов/ совещаний/ переговоров через Outlook сотрудников, а также мессенджеры. При календарном планировании через Outlook прикладывать ссылку с адресом хранения журнала поручение на сервере.
∙ Обеспечить наличие участия в штабах/совещаниях участников со стороны офисных сотрудников (лично), дистанционных (в видеоформате) и удаленных сотрудников со стройплощадок/участков (в аудиоформате).
∙ Обеспечить самостоятельное лидирование/ведение оперативных совещаний и журналов поручений, корректировку сотрудников (при необходимости) и доклад Генеральному/Административному директору об успешном исполнения задач участниками/проектными группами.
∙ Своевременно организовывать рабочие места для вновь принятых или переведенных сотрудников: учетные записи в Outlook (через системного администратора), где название/адрес учетной записи = название должности/участка/проекта. Контроль наличия подписи сотрудниками в учетных записях
∙ Обеспечить своевременную координацию/организацию ответственных лиц по задачам журналов поручений. Обновление «статуса задач» (ежедневно). Обеспечение наличия обновления «статуса задач» участниками (ежедневно). Контроль выполнения задач.
∙ Осуществлять рассылку обновленных журналов поручений в служебные группы/чаты Telegram, WhatsApp, корпоративную почту Outlook (приложив файл и ссылку с адресом хранения документа на сервере) с обновленным статусом задач (до начала штаба и после проведения штаба/совещания).
∙ Обеспечить качественную регистрацию входящей и исходящей корреспонденции
∙ Своевременно встречать гостей и кандидатов в офисе
∙ Своевременно провожать гостей и кандидатов в офисе
