Учимся работать в Microsoft Word правильно. Работа с рисунками
Сегодня я продолжаю цикл статей о правильной работе в MS Word. В этот раз я расскажу о работе с изображениями и начну рассказывать о работе с полями.
В комментариях к предыдущей статье меня многие упрекали в том, что я не написал о том, как формировать документ без применения перевода пустых строк и выравнивать заголовки без помощи пробелов.
В данной статье я частично исправлю допущенную оплошность, и продемонстрирую формирование документа с помощью стилей на примере изображений. Также в этой статье я проведу сравнение между MS Word и LibreOffice Writer с тем, чтобы показать преимущества и недостатки каждого из них при работе с изображениями.
В этот раз начнем с LibreOffice Writer. Сначала предварительно подготовим места под изображения. В соответствии с ГОСТ 7.32-2001 они должны быть выравнены по центру. Вместо того, чтобы выравнивать каждое изображение с помощью функции «Центрировать по горизонтали (Ctrl + E)» или выравнивать на глаз с помощью пробелов, обратим внимание на правую боковую панель, которая с недавних пор появилась во Writer. Эта панель, в числе прочего, содержит в себе вкладку «Стили и форматирование». Нам мой взгляд вызов этой панели гораздо удобнее (преимущество Writer №1), чем вызов аналогичной панели в MS Word с помощью «Alt + Clrl +Shift +S» или «нанокнопки» в правом-нижнем углу меню «Стили».
В панели «Стили и форматирование» создаем стиль «Место рисунка» во Writer на основе стиля «Базовый», нажимая на пункт «Создать» в контекстном меню.
Для этого нам потребуется подредактировать вкладки «Управление», «Отступы и интервалы» и «Выравнивание»:
1. Устанавливаем новому стилю имя «Место рисунка»;
2. Включаем его автообновление;
3. Устанавливаем стилем абзаца, следующего за рисунком, стиль «Основной текст»;
4. Устанавливаем интервал после абзаца 1.00 см, чтобы зрительно отделить текст документа от рисунка и подписи к нему;
5. Наконец, на вкладке «Выравнивание» устанавливаем выравнивание объекта по-центру.
Таким образом мы создали стиль «Место рисунка», которым следует назначать все абзацы, в которые попадут рисунки. Последние окажутся выравненными по центру.
При вставке изображения с помощью пункта меню «Вставка – Изображение» Writer добавляет его с привязкой к абзацу (недостаток Writer №1). При этом мы видим якорь в левом-верхнем углу.
Изображение нельзя оставлять в таком виде, потому что без четкой привязки к конкретной строке или символу оно будет постоянно сдвигаться, пока мы будем править документ. Нам это совершенно не подходит, и нужно что-то гораздо более простое, а именно – привязка «Как символ». Чтобы текст просто находился сверху и снизу изображения, которое было бы абсолютно статичным.
Данное действие несомненно избавит Вас и ваших соавторов от будущих проблем.
Далее разберем, каким образом во Writer реализована автоматическая нумерация рисунков.
Для добавления нумерации необходимо сделать правый клик по изображению и вызвать контекстное меню, в котором выбрать пункт «Вставить название...».
В форме «Вставить название» мы:
1. Пишем текст подписи изображения;
2. Выбираем категорию «Рисунок»;
3. Назначаем нумерацию арабскими цифрами;
4. Устанавливаем в виде разделителя между нумерацией и подписью по ГОСТ 7.32-2001 тире (а не дефис!). Тире устанавливается с помощью комбинации клавиш «Alt + 0150»;
5. Устанавливаем положение подписи: «Снизу» рисунка.
После нажатия на кнопку «ОК» мы увидим что-то типа этого:
Подписям к рисункам во Writer автоматически назначается независимый встроенный стиль «Рисунок» (преимущество Writer №2). В MS Word мы имеем стиль «Название объекта» для всех подписей – и к рисункам, и к таблицам. И это вызывает большой анальный зуд, потому что по ГОСТ 7.32-2001 выравнивание у подписей к рисункам по центру, а у подписей к таблицам по левому краю. К тому же, подписи к таблицам находятся сверху, а подписи к рисункам – снизу, что вынуждает делать различные отступы сверху и снизу для подписей таблиц и рисунков (по правилам типографики между текстом документа и подписями к рисункам и таблицам должен быть приличный интерлиньяж для читабельности). По этой причине в MS Word нам необходимо специально создавать стили «Название рисунка» и «Название таблицы». У первого сверху будет отступ сверху – 6 пт, отступ снизу – 18 пт, а у второго – все наоборот.
Затем этими стилями приходится заменять все стили «Название объекта».
Как видно на рисунке, во время вставки нумерации и подписи к изображению, вокруг него и подписи автоматически создается фрейм, который задает подписи границу слева. Это очень удобно, потому что как раз это соответствует нашему ГОСТ 7.32-2001 (преимущество Writer №3). MS Word при вставке подписи к изображению просто помещает ее снизу изображения, и ее левый край оказывается ограничен левым полем документа. Ранние версии MS Word помещали подпись в отдельный фрейм, что было еще хуже.
Далее мы научимся пользоваться перекрестными ссылками. Во Writer они добавляются с помощью пункта меню «Вставка – Перекрестная ссылка...».
На вкладке «Перекрестные ссылки» мы должны выбрать:
1. Тип: «Рисунок»;
2. Вставить ссылку на: «Нумерация», чтобы вставить в текст просто порядковый номер рисунка. И это является преимуществом Writer №4, т. к. в MS Word ссылку на номер рисунка можно вставить только в виде «Название объекта + порядковый номер объекта» («Постоянная часть и номер», «Рисунок 1», «Таблица 1»). И, самое главное, «Рисунок» и «Таблица» не склоняются, потому что это просто перевод английских «Figure» и «Table», у которых склонений нет. А нам-то нужно писать: «На рисунке 3 изображен синхрофазотрон...» или даже просто «(см. рисунок 3)», но «рисунок», а не «Рисунок». В свое время именно это сподвигло меня на формирование 500-страничного документа именно во Writer, а не в MS Word.
Теперь разберем работу с изображениями в MS Word. Сначала настроим стиль «Место рисунка» аналогично тому, как мы сделали это во Writer.
Напоминаю, что создать стиль в MS Word можно нажав на кнопку в левом-нижнем углу меню «Стили». В MS Word базовые настройки стилей вынесены в одно окно:
1. Задаем имя стиля «Место рисунка»;
2. В качестве базы для наследования выбираем стиль абзаца «Обычный»;
3. Стиль следующего абзаца устанавливаем «Название рисунка», который также необходимо предварительно настроить. Интервал до и после абзаца задается в пункте «Абзац» подменю «Формат» снизу формы «Создание стиля»;
4. Выставляем выравнивание по центру;
5. Как обычно не забываем установить галку напротив «Обновлять автоматически».
В MS Word добавление рисунка в документ осуществляется через вкладку меню «Вставка – Рисунки». Рисунок при этом сразу вставляется с привязкой «как символ». Это преимущество MS Word №1.
Подпись к рисунку в MS Word добавляется с помощью пункта контекстного меню «Вставить название...».
В итоге мы получаем подпись к рисунку со стилем «Название объекта», который тут же приходится менять на стиль «Название рисунка».
Цифра «1» выделена темно-серым цветом. Это означает, что цифра является полем (переменной, счетчиком). При добавлении следующей подписи к рисунку, новое созданное поле будет содержать цифру «2».
Также необходимо отметить, что в контекстном меню содержится пункт «Коды/Значения полей», нажатие на который позволяет увидеть код поля. Это может пригодиться при последующей работе с макросами.
Видно, что в данном случае мы имеем sequence (последовательность) со встроенным именем «Рисунок» и арабской нумерацией. В принципе, никто не мешает нам создать свое поле с произвольными параметрами с помощью пункта меню «Вставка – Экспресс-блоки – Поле...».
На работе с полями MS Word мы подробно остановимся в следующей статье о макросах, но, в принципе, использование полей неплохо описано в статье некой Татьяны Сущенко.
Перекрестные ссылки в MS Word вставляются с помощью пункта меню «Вставка – Перекрестная ссылка».
При вставке ссылки необходимо выбрать:
1. Тип ссылки: «Рисунок» (после этого появятся рисунки на выбор);
2. Вставить ссылку на: «Постоянная часть и номер».
Обозначенная выше проблема со вставкой перекрестной ссылки в виде «Постоянная часть и номер» в MS Word, на данный момент, решается двумя способами.
Первый способ широко известен. Пишем, например, «см. рисунок» и добавляем дальше перекрестную ссылку в том виде, как это позволяет делать MS Word. Затем просто выделяем слово «Рисунок» прямо по ссылке и нажимаем «Ctrl + Shift + H», скрывая эти буквы. Они оказываются подчеркнуты пунктирной линией, и становятся видны только в режиме «Отобразить все знаки», но не видны в режиме просмотра, и не видны принтеру.
Второй способ работает следующим образом. Выделяем номер рисунка, нажимаем «Вставка – Закладка», называем закладку, например, «Рисунок_1» (пробелы в названиях закладок запрещены). После этого создаем перекрестную ссылку не на рисунок, а на закладку рисунка (которая, фактически, оказывается в том же месте, что и номер рисунка). При добавлении перекрестной ссылки выбираем «Вставить ссылку на: текст закладки».
У второго способа, не смотря на его сложность, есть один неочевидный плюс: перекрестную ссылку на рисунок невозможно вставить программным способом с помощью макроса, потому что название поля REF для перекрестной ссылки на рисунок MS Word назначает случайным образом.
А вот ссылку на закладку можно вставить в виде поля REF, если знать имя закладки, которое только что назначили мы сами («Рисунок_1»).
Безусловно, оба вышеприведенных способа – это просто костыли, которые приводят к необходимости кучи дополнительной работы.
Хочу сразу предупредить, что в этой статье сознательно не была упомянута работа со сложной нумерацией рисунков типа «1.1», где первая цифра – номер главы. Статья и так получилась безумно длинной и перегруженной информацией. Для понимания работы сложной нумерации рисунков нам необходимо будет предварительно разобрать работу с главами и понять основные принципы использования полей. Также работа с главами не совсем коррелирует с многоуровневыми списками на основе стилей, наследованных от стилей «Заголовок 1-5», что вызывает определенные проблемы. В частности, именно из-за этого я в своих работах просто отказался от использования сложной нумерации, хотя это и не соответствует ГОСТ 7.32-2001, в котором нумерация рисунков должна включать в себя номер раздела.
Последнее, что хотелось бы отметить: поля в MS Word не всегда обновляются автоматически. Ручное обновление полей осуществляется с помощью комбинации клавиш «Ctrl +A» и «F9».
По сравнению MS Word и LibreOffice Writer в части работы с изображениями подводим итог:
Можете расценивать это как хотите, но совсем не исключено, что в других аспектах MS Word покажет себя лучше.
В следующих статьях мы рассмотрим работу с полями, макросами, и разберем возможные способы обхода проблем со сложной нумерацией рисунков, включающей номер главы. Также будет представлен новый шаблон, включающий в себя несколько простых макросов, позволяющих ускорить работу с таблицами, изображениями и перекрестными ссылками.
Позже мы также рассмотрим:
• Совместную работу в word, передачу шаблона, копирование текста;
• Переворот страницы в альбомную, границы разделов;
• Вставку таблиц из excel;
• Форматирование таблиц;
• Работу с маркированными и нумерованными списками;
• Создание и использование списка литературы, ссылки на элементы списка литературы;
• Совместимость MS Word и LibreOffice Writer;
• Бестолковые локации MS Word, его косяки.