Excel At Excel вып.3: Собираем данные с разных листов
Дано: 22 таблицы унифицированного формата с перечнем помещений от 22 дочерних предприятий.
Задача: сделать сводную таблицу с данными всех 22 таблиц
Одна из таблиц:
Итак, решение. Есть три варианта решения данной задачи. Первый - использовать встроенную (начиная с excel 2013) надстройку PowerPivot (об этом методе мы поговорим позднее). Второй - посредством сводной таблицы через несколько диапазонов консолидации. Не люблю этот метод, т.к. такая сводная таблица имеет существенно более ограниченный функционал по сравнению с простой сводной таблицей. Наконец, третий вариант - это создать общую таблицу с использованием функции INDIRECT (ДВССЫЛ). Этому методу и посвятим сегодня наш пост.
Что мы имеем? 22 одинаковых по формату таблицы на отдельных листах и с разным количеством строк в каждой. Соответственно, для построения общей таблицы нам надо решить следующие "проблемы":
1) как заставить общую таблицу "переключаться" с одного листа данных на другой?;
2) как заставить ее делать это в нужный момент (когда закончились строки на одном листе)?
Начнем со второго вопроса, т.к. ответ на него мы уже знаем. Это циклы, о которых мы подробно говорили в выпуске 2 "Циклы в Excel без VBA". Для решения проблемы достаточно в наш файл добавить лист с перечнем всех обществ, соответствующими названиями листов и количеством подсчетом количества строк на каждом таком листе.
Обратите внимание на формулу в столбце Кол-во записей. Мы могли бы использовать просто COUNTA (СЧЁТА) со ссылкой на каждый лист. Но это потребует времени для "линковки" каждого листа. Плюс мы с вами готовим универсальные решения, которые будут работать в независимости от количества листов.
Именно для этого в функцию COUNTA (СЧЁТА) и внедряется эта чуднАя функция INDIRECT (ДВССЫЛ). Остановимся на ней подробнее.
Функция имеет, по сути, единственный параметр - ref_text (ссылка_на_текст). Что делает эта функция? Всего-навсего преобразует текст в ссылку на ячейку. То есть она преобразует текст, например, "А1" в ссылку и возвращает значение ячейки А1.
Соответственно, зная несложные правила работы с текстом в Excel, мы можем легко сделать текст внутри изменяемым, а значит можем сделать и изменяемыми ссылки, которые будет возвращать функция INDIRECT (ДВССЫЛ).
Разберем пример выше. Функция INDIRECT (ДВССЫЛ) имеет следующий вид:
INDIRECT("'"&A2&"'!B:B")
Чтобы понять, что означает текст внутри нее, давайте вспомним, как выглядит в Excel ссылка на ячейку на другом листе. Вот так:
'Название листа'!A1
Соответственно, в нашем случае у нас неизменен столбец B:B, а вот название листа меняется. Для "автоматизации" формулы заменяем Название листа на ссылку на название листа с данными по соответствующему обществу (столбец Название листа). Получаем следующее:
" ' " & A1 & " '!B:B "
где все, что подчеркнуто - текст, а выделено жирным - ссылки.
ВАЖНО! Обратите внимание на кавычки и конкатенацию ("склеивание") при помощи амперсента. Не забудьте, что текст вносится в кавычках и соединяется со ссылками при помощи символа &.
Получается, что INDIRECT (ДВССЫЛ) получает название листа из ячеек в столбце А:А (Название листа), а диапазон у нас прописан фиксированно текстом (В:В). COUNTA (СЧЁТА) же просто считает количество строк в столбце В:В на соответствующем листа за вычетом заголовка.
COUNTA(INDIRECT("'"&A2&"'!B:B"))-1
Перейдем к формированию общей таблицы. Как вы уже наверное прикинули, у нас будет два вложенных цикла: один - количество обществ, второй - количество записей на листе данных по соответствующему обществу. Соответственно, нам потребуются два вспомогательных столбца (определим их в столбцы А и В). Ровно так же, как мы делали на примере в выпуске 2 "Циклы в Excel без VBA", пишем формулу первого цикла:
=IF(A2="";"";IF(COUNTIF($A$2:A2;A2)=OFFSET('Список обществ'!$E$2;A2-1;0);IF(A2+1>COUNTA('Список обществ'!A:A)-1;"";A2+1);A2))
Затем пишем формулу второго цикла:
IF(A2="";"";COUNTIF($A$1:A2;A2))
Далее при помощи уже знакомой нам функции OFFSET (СМЕЩ) заполняем столбцы из таблицы на листе Список обществ.
Осталось подтянуть данные с 22 листов по обществам. Тут нам опять поможет OFFSET (СМЕЩ), но уже в паре с INDIRECT (ДВССЫЛ).
=IF(A2="";"";INDIRECT(OFFSET('Список обществ'!$A$2;A2-1;0)&"!"&"E"&B2+1))
OFFSET (СМЕЩ) передает в формулу название листа, а конструкция B2+1 - номер строки в столбце Е на том листе.
ВАЖНО! Обратите внимание, что OFFSET (СМЕЩ) вкладывается внутрь INDIRECT (ДВССЫЛ), а не наоборот.
Вот, что получается: