Директор ездит по делам на машине: когда без путевого листа налоговая спишет расходы на бензин, а когда можно выдохнуть
Привет, Пикабу. На связи Евгений Сивков. Классическая офисная ситуация: директор сел за руль служебного (или даже своего личного) автомобиля и поехал на встречу с партнерами или на объект. Главный бухгалтер в легкой панике: выписывать ли путевой лист? Ведь директор — это не штатный водитель. А если не выписать, признает ли налоговая расходы на бензин или доначислит налог на прибыль? Давайте разложим все по полочкам, опираясь на закон, но без канцелярщины.
Директор ездит по делам на машине: когда без путевого листа налоговая спишет расходы на бензин, а когда можно выдохнуть
Суть вопроса регулируется Уставом автомобильного транспорта (ФЗ-259) и Приказом Минтранса № 390. И ответ зависит от того, что именно делает директор за рулем.
Сценарий первый: строгий. Путевой лист обязателен Если директор управляет автомобилем в служебных целях и при этом перевозит грузы или других лиц (сотрудников, клиентов, партнеров), путевой лист оформлять нужно обязательно.
С точки зрения закона, это уже считается перевозкой. В этом случае путевой лист — это ваш главный щит. Именно он подтверждает для налоговой, что бензин был потрачен не на личные поездки директора на дачу, а на работу компании. Нет путевого листа — налоговая с высокой долей вероятности снимет расходы на ГСМ, доначислит налог на прибыль, пени и штраф.
Сценарий второй: гибкий. Можно обойтись без путевого листа Если директор ездит один, без пассажиров и без грузов, жесткого требования оформлять именно путевой лист нет.
Но возникает логичный вопрос: а как тогда подтвердить расходы на бензин, чтобы налоговая не придралась?
Закон (ст. 252 и 313 НК РФ) позволяет подтвердить такие расходы иными документами, которые доказывают связь затрат с деятельностью компании. Это могут быть:
Служебные записки или распоряжения о поездке с указанием маршрута и цели.
Данные систем спутниковой навигации (ГЛОНАСС или аналоги), которые достоверно фиксируют маршрут и пройденное расстояние.
Чеки с АЗС, привязанные к датам и маршрутам из служебных записок.
Главное условие для этого сценария: выбранный вами способ подтверждения расходов на ГСМ должен быть четко прописан в учетной политике организации. Если там написано, что мы принимаем к учету бензин на основании служебных записок и данных GPS, у налоговой будет гораздо меньше вопросов.
Важные нюансы, о которых часто забывают
Форму путевого листа компания может разработать сама. Брать строго унифицированную форму Госкомстата не обязательно. Главное, чтобы в вашем документе были все обязательные сведения: срок действия, кто оформил, данные о машине и водителе, вид перевозки и сообщения.
Путевой лист должен быть оформлен до выезда машины на линию. Рисовать его задним числом после возвращения директора — плохая идея, которую легко вскрывают при проверке.
Совет: Если у вас есть малейшие сомнения, или директор периодически подвозит сотрудников, везет образцы продукции или документы — просто оформляйте путевой лист. Это гораздо дешевле и спокойнее, чем потом доказывать в суде, что конкретная поездка была строго служебной, а бензин не был слит в канистру.
А как у вас в компании решен вопрос с поездками руководства? Требуете путевые листы со всех или доверяете служебным запискам и навигаторам? Делитесь опытом в комментариях.
Евгений Сивков, кандидат экономических наук, налоговый консультант.
