Как собрать рабочее пространство команды за один день
Кажется, что переехать в таск-менеджер — задачка со звёздочкой. На самом деле, базовую систему можно настроить за один день, если знать как. А мы знаем!
Привет! Это команда сервиса управления проектами и задачами Weeek. Мы делимся реальными способами сделать работу приятнее — организовать процессы, выстроить коммуникацию в компании, научиться руководить собой… У нас их много.
Недавно мы сидели над новым контент-планом и думали, что бы ещё запостить. Ответ пришёл откуда не ждали: к нам обратился руководитель небольшой команды, который хочет перенести работу в единое пространство. «Отличный кейс!», — подумали мы.
О героях
Алексей управляет маркетинговой командой в IT-стартапе: SMM-менеджер отвечает за соцсети, автор текстов пишет для сайта, а дизайнер готовит визуалы. Хотя коллег пока не много, количество задач постоянно растёт — старые инструменты не справляются.
Поручения теряются в слоях переписок, нужных ссылок и документов никогда нет под рукой, сотрудники постоянно переспрашивают друг у друга вводные. Сам Алексей тоже на связи — помогает найти информацию, отвечает на вопросы и уточняет статусы.
Это выматывает и заставляет жить в постоянном напряжении: «Успеваем? А точно ли учли правки? Что там у нас завтра…». Чтобы закрыть лишние вопросы и освободить ресурсы для творчества, Алексей решил взять ситуацию под контроль.
И не зря: по данным исследования Русской школы управления, одной из самых частых причин выгорания стала плохая организация рабочих процессов — аж 65%. Сохраним нервные клетки наших героев и покажем, как быстро переехать в онлайн-офис.
Наше решение
Для вводных, с которыми к нам обратились ребята, мы рекомендуем тариф Старт. Он полностью бесплатный и вмещает пять участников, семь проектов и пять досок внутри каждого. Ещё здесь можно создать до 100 документов в Базе знаний.
Этого функционала достаточно для маленькой команды или организации личных дел. А если понадобится больше возможностей, всегда получится перейти на тариф выше: Плюс, Профи или Бизнес. Оставляем ссылку на все варианты и переходим к делу.
Как настроить таск-менеджер
Хотя новый сервис всегда кажется запутанным, с понятной инструкцией, как с песней, — веселее! К тому же, многие пользователи отмечают дружелюбность Weeek, поэтому сложных настроек не будет. Всего нужно пройти через четыре шага:
Шаг 1. Определяем направления работы
Чтобы построить систему управления и не запутаться, удобнее двигаться от общего к частному. В каждой компании своя организационная структура — её и важно выявить в первую очередь. Какие есть отделы, команды внутри отделов, над чем они трудятся?
Так как мы работаем с запросом одной команды, назовем проект просто: «Маркетинг». Если бы стояла задача систематизировать процессы целой компании, мы бы добавили по проекту для каждого направления: «Разработка», «Продажи», «Поддержка».
Идём дальше. Внутри каждого проекта есть доски — блоки, которые разделяют общий поток задач отдела по более узким темам. Чтобы в команде Алексея не перемешались дела SMM-менеджера, автора текста и дизайнера, сделаем три доски:
На досках есть колонки. Базово они называются «К работе», «В работе» и «Готово» и отражают этапы выполнения задачи. В первой размещают идеи и планы, во второй — то, чем сейчас занята команда. Наконец, последний столбец собирает завершённое.
При желании колонки можно кастомизировать — добавить несколько новых и назвать по-своему. Например, сгруппировать процессы так: «Идеи» → «В работе» → «Оценка» → «Готово к выходу → «Вышло». Всё зависит от того, какой путь проходит задача.
Шаг 2. Собираем задачи
Каркас готов. Теперь самое интересное — заполним его задачами. Для этого придётся погрузиться в архивы переписок, личные заметки, перебрать письма… Собери задачи, разбросанные по разным местам, на колонки. Сначала в черновом варианте.
Когда все задачи окажутся на доске, провалимся в их карточки и настроим детали. Тут выбираем дедлайн, крепим сопутствующие файлы, оставляем в описании пожелания, при необходимости придумываем теги — с ними проще ориентироваться на доске.
В результате доска выглядит так:
Шаг 3. Фиксируем правила
Фух! Поздравляем. Большая часть работы позади. Теперь перед глазами есть чёткая картина структуры команды, процессов и задач — трёх китов, на которых держится всё остальное. Чтобы они случайно не рухнули, зафиксируем правила работы с системой.
В Weeek для этих целей есть База знаний. Корпоративная библиотека с регламентами, материалами для обучения, инструкциями. Здесь можно описать любые правила — в том числе, как работать с таск-менеджером:
Древовидная структура в левом меню и функциональный текстовый редактор помогут собрать все правила компании в одном месте. Коллеги получат доступ к документам и смогут сверяться с ними в любое время. О чём рекомендуем договориться:
Правило прозрачности. Нет задачи — значит, ничего не сделано. Если дело обсудили в переписке, но не завели карточку на нужной доске, для команды его не существует. Это переносит работу из слепой зоны в единую точку правды
Правило сроков. Не бывает задач с дедлайном «когда-нибудь». Определённая дата даёт возможность планировать нагрузку — как личную, так и командную — и видеть динамику продвижения работы
Правило ответственности. Одна задача — один исполнитель. Больше только через создание подзадач. Такая договорённость снижает риск недопониманий и конфликтов среди коллег
Правило изменений. Всё отмечается в карточке задачи. Внесли правки? Файл нужно прикрепить к карточке. Обсудили новое видение результата? Добавьте в описание. Так контекст задачи будет собираться в понятном месте
Правило коммуникации. Короткие замечания или поручения лучше оставлять в комментариях к задаче. Смысл тот же, что в предыдущем пункте — сохранить историю изменений
👉 Делимся документом из Базы знаний, где мы подробно расписали главные правила работы в таск-менеджере — вот он. Сохраняй, адаптируй и применяй в своей команде!
Шаг 4. Настраиваем роли
Мы на финишной прямой. Рабочее пространство готово принимать коллег — займёмся приглашениями и раздачей доступов. В Weeek можно добавлять как сотрудников, так и гостей — например, клиентов, которым нужно показать прогресс. Это делается здесь:
Когда все приглашены, не забудь вернуться к карточке задачи и выбрать исполнителей из списка коллег. Здесь же можно добавить наблюдателей — тех, кто не ответственен за задачу, но должен быть в курсе её продвижения.
Что делать дальше
Коротко: взаимодействовать с системой. Создавать новые задачи, двигать карточки, не забывать анализировать процессы. Смотри, сколько дел успевает выполнить команда за конкретный промежуток, сколько времени уходит на задачу и где возникают затыки.
Короче говоря
За один день мы с командой Алексея прошли путь от задач, разбросанных по чатам и заметкам, до рабочего пространства с понятной структурой и правилами. Теперь всё в одном месте — остаётся только поддерживать порядок и улучшать систему под себя.
Если чувствуешь, что пора бы разобраться с хаосом, регистрируйся в Weeek и следуй нашей инструкции. Если всё равно кажется сложным — заполняй форму и приходи на демонстрацию. Там показываем, рассказываем и отвечаем на вопросы. Разберёмся!
Ещё по теме
Реклама. ООО «ВИИИК» ИНН: 7722489513