Пора переезжать на собственные мощности. Но это ещё дороже.

Регулярные платежи:
- Доменное имя: от 300р/год
- IP адрес, доступный из Internet ("белый" ip): от 200р/мес
- Электричество

А дальше самое интересное: железо. Тут уж, кто как сможет. Кто-то условные raspberry pi берёт, кто-то стойку серверами забивает...
Хранилище можно конечно и на одном сервере поднять, диски для надёжности в raid сложить. Но я бы предпочёл ещё более избыточно (данные то действительно важные), поэтому 3+ сервера, развернуть там Ceph. И да, самое важное - это хранилище. Ибо всё остальное будет хранить свои данные в нём.
Почтовый сервер на той-же Zimbra. Оно и веб-интерфейс умеет, и почтоклиенты и документы. Так же есть календарь, файлохранилка. Хороший такой корпоративный почтовик. Хранить всё в Ceph.
Сервер обмена сообщениями, лучше всего подходит Matrix. Оно и клиентов имеет много каких, и вебморда тоже есть. И в федерацию умеет (объединение серверов в единую сеть).
Диск. Поднимаем сервер Seafile. Хотя можно выкинуть zimbra и поднять сразу Nextcloud. Там всё это есть и даже больше.
Итого - 4-5 серверов. Ну как серверов... Можно взять обычное недорогое железо, можно взять старенькие б/у сервера (за 15-20Кр можно 1U взять, иногда сразу с дисками). Но это всё надо настраивать и обслуживать.
И даже когда вы развернёте всё это у себя дома (на чердаке/в подвале/гараже), то всё равно захотите самое важное хранить где-то ещё. Но тут в принципе бесплатного места гуглодиска должно хватить.

Решение со звёздочкой - купить ещё meshtastic/mescore девайс для возможности обмена сообщениями, даже если gsm сети отключатся. Лично я себе и жене уже прикупил пару клиентов и поднял дома ретранслятор.

Более того, имея собственные мощности дома можно уже поднимать что угодно, начиная от хостинга своих сайтов/персональной wiki и заканчивая личным git для своих проектов.

Зачем это всё? Чтобы не зависеть от решений, принимаемых без нашего согласия. Естественно, каждый выбирает сам. Кого-то устраивает яндекс/гугл. Кто-то пользуется услугами провайдеров или, например, хостеров. Кто-то вообще покупает vps задорого и поднимает там. Но лично я считаю, что надёжнее всего (в плане доступности) хранить всё это у себя дома, но создавать бэкапы самого важного в облаках.

Ну и да, к сожалению всё это не так просто, тут нужны знания и опыт. :(

Что я ещё забыл?

ЗЫ. Сервера для Ceph у меня уже ждут когда мне сварят кастомную стойку для них :)

Хотелось бы напомнить определённые моменты "развития" этого сектора (электронной почты) в РФ.

Когда то, сторонних почтовых сервисов особо не наблюдалось, почту чаще всего можно было получить только через своего провайдера, в соответствующем домене.
(ну или для особо продвинутых "попутно", при создании своего сайта (или как вариант корпоративно, опять таки при наличии своего сайта)).

Затем появились условно "переходные" варианты типа Yahoo, ну и "вишенкой на тортике" стал G-Mail.

Российские "что крестьяне то и обезьяне" старательно копипастили тот или иной ход законодателей моды (наверное многие помнят саморекламу "Яндекс ! найдётся ВСЁ!!!" и ответку от тех кто в теме - "Google - а ничего и не терялось!" (кто в теме - поймёт).

Так вот, есть такая компания как билайн, у них соответственно были свои почтовые домены @bmail.ru (и более старый вариант @post.ru)

И вот... в один прекрасный день, почта перестаёт работать, совсем, напрочь.
Ни через WEB интерфейс, ни через программы мейлеры. Логи попыток обращения в серверам POP2/SMTP/IMAP несут какую то пургу...

Обращения в техподдержку натыкаются на "всё хорошо, всё работает" (С)
Настойчивые повторные (с фактами в руках) приводят к "да, видим, работаем, пытаемся выяснить".
В итоге, примерно через 1-2 дня нервотрёпки - "а мы отключили, вообще отключили"

По закону (да и ранее, по корпоративным правилам/этикету), всех пользователй надо было ЗАРАНЕЕ уведомить о предстоящих изменениях такого плана.
Ну как минимум для того, чтобы люди могли спокойно мигрировать со своими учётками на разных сервисах (где указывалась почта для авторизации и т.п. вещей).
Дополнит ельно, в этой сфере всегда хорошим тоном считалось предоставление в таких случаях т.н. "редиректа" (когда по желанию клиента почта с выключаемых ящиков перенаправлялась на указанные клиентом ДРУГИЕ почтовые сервисы).

Но... (картинка с Жириновским "ЭТО РОССИЯ !!!") [уточню что САРКАЗМ про ДУРАКОВ].
Ничего этого сделано НЕ БЫЛО (всё держалось в тайне, причём так, что даже технари из саппорта не знали о предстоящих "тектонических сдвигах")

Так вот, к чему такое долгое введение ?!
По "профсоюзной линии" (среди ИТшников от связи и т.п.), появилась информация, что Билайн(у) и схожим конторам были "оформлены предложения", те самые, от которых нельзя отказаться...
И выгодоприобретателями такого массового "цунами" с отключениями массовых почтовых сервисов "чудесным образом" стали лица которые рулили МайлРУ и Яндекс.

Про то, что письма "никто и никогда не читает" (тройное ХАХАХА) и всякие глупости про тайну переписки рассказывать не буду, банально не сказочник :)

Вот и делайте выводы... кому выгодно и рыбку съесть (получить резкое увеличение количества клиентов которым можно крутить тонны рекламы) и (censored) обеспечить "кому надо" доступ к содержимому почтовых сообщений.

Ну а сейчас ещё и "дополнительно ошкурить" (монополисты же, могут делать что хотят, благо никто не тронет).

@beeline.Russia, мощно же вы прогнулись тогда под хотелки чуждых "специалистов"...

ADD/UPD
Для тех кто не в курсе (или у кого память короткая).
Эти же (censored) известны и "освоением" ICQ (кстати, кто мешает использовать аську (пусть и возможно допиленную) вместо насаждаемого MIN ?.
И созданием "аватара" АлиЭкспресса (там, где ассортимент товаров очень заметно снизился, а вот цены наоборот - сильно увеличились)